ミスなくメールを作成する方法。メールを作成する前の準備と絶対に間違ってはいけないポイント

メールを書く前に作戦を立てる

メールを書くとき、伝えたいことの一部を忘れたまま送信してしまう、送信した後で忘れた要件に気づいてもう一通送る。こんなミスが思い当たる人もいるでしょう。

あのメール送信後にミスに気付く感覚本当に嫌ですよね…「あぁ！やらかした！え？もっかい送るべきか…？どうにかならないか………あー…ならない！！」っていつも思っているのが私です（笑）

メール以外でも文面を人に出す事なんてよくあります。そんな仕事に全部言えることですよね。

なぜ要件を忘れてしまうのか。原因は2つ考えられます。

一つ目は、いきなり本文を書いていること、二つ目は、記憶に頼っていることです。

メールは一通であっても準備が必要です。まずは、キーワードメモを作りましょう。キーワードメモは、紙かメールの作成画面を使います。どちらにしても、まずは伝えたいことを箇条書きにします。

↑伝えることを一旦メモに全て書き出しましょう。

↑キーワードを文章にしていけば、伝え忘れが防げる

キーワードを全て挙げたら、忘れている項目がないかを念入りにチェックします。問題がなければ、それからきちんとした文章に仕上げます。

つまり、「他に伝えることはなかったか？」と記憶をたどる作業、文章化する作業を別々にするのです。「思い出しながら書く」方が、一見すると速いようですが、実は注意が散漫になりやすいです。

「思い出す」と「書く」を切り離し、それぞれに集中することでミスを防ぎましょう。

添付ファイルは本文前に

メールにファイルを添付するつもりだったのに、うっかり忘れてしまい再送しなければならない。誰もが一度は経験するミスかもしれません。でも一通のメールで済むのに二通送信するのは非効率ですし相手も二度手間になります。

添付忘れの原因は何でしょうか。私が思うに、メール本文を先に書き上げるとホッとし、つい送信ボタンを押してしまうからでしょう。誤字脱字チェックをしたとしても添付ファイルの有無は見落としやすいです。

そこで、送るファイルがあれば本文を書く前に添付してください。メールの作成画面を上下で分けてとらえ、上部を入力し終えてから下部の本文へと移りましょう。すると目線も画面の上から下へと自然に流れていくのでミスを防ぎやすいです。

さらに件名には「添付3」などのファイルの総数を入れておくようにしましょう。数を書けば、送信前にセルフチェックができ、もらった相手のファイルがあるか、数に間違いがないかを瞬時にチェックできます。

長文は読んでもらえない

相手に届いているのに、きちんと読んでもらえないメールがあります。

理由は様々ですが、その原因のひとつに、本文が長すぎることが挙げられます。だらだらと続くお手紙風だったり、改行していなかったり、起承転結で結論が後回しだったりと呼び飛ばされてしまうような内容である場合があります。

また、沢山のメールを受信する人は、すべてじっくり読む時間はありません。そのため件名と送信者をみて大事なメールを選んだり、捨てたりしています。

つまり、「メールを送ったから読んでいるはず」と思い込むのは危険です。送ったメールが読まれていなかったというミスは、送った方にも原因があるのです。

メールの分量は、スクロールしないで一度に画面に表示される程度が好ましいです。さらに件名を見れば伝えたいことがわかるようにし、本文は結論を前に持ってくるようにしましょう。

また、文章だけでなく箇条書きを取り入れれば、断然わかりやすくなるのでお試しください。

社名と名前は絶対に間違えない

お客様や取引先に文章やメールを書くとき、正式な社名や役職、名前が思い出せずに考え込むことはありませんか？　

うろ覚えが原因ですが、逆に固有名詞のすべてを暗記している人がいるとしたら不思議なくらいです。以前やりとちしたメールを検索したり、名刺を探すのは意外に手間がかかるものです。

宛名ミスを防ぐために「単語登録リスト」と作成しておきましょう。誰がどのように登録したか記載しか忘れないように都度更新する必要があります。登録した意味がなくなってしまう恐れがありますので注意しましょう。

何より間違いがあって、相手を不快にさせてはいけません。宛名を間違えないのは最低限のマナーと心得ましょう。

仕事でミスをしたくな人へ

ミスをしたくない。

働いていれば確実に考えることだと思います。ミスをすることは自分の評価を下げることに直結します。逆に、「ミスをしない」というだけで評価は上がるものです。ゆえに、ミスをするしないという事は働くうえでの最優先事項になるのです。

「ミスがない人」という評価があるだけで重要な仕事を任されるようになります。難しくない仕事でも大きな仕事をこなせれば確実に評価されます。なので「重要な仕事を任されるようになる」というのはとても大切なのです。

やはりそのためには徹底的にミスをしないように仕事ができるようになるべきなのです。

ですが社会というのは仕事のやり方を教えてくれても、「ミスをしない方法」は教えてくれません。

なので自分から学ぶ必要があるのです。「失敗して学ぶ」という言葉がありますが、正直に言いますとただ失敗し続けるだけでは成長はできません。自分から失敗しない術を学ぶ必要があるのです。

上記の本では「失敗しない為の術」を学ぶことができます。ミスをなくして仕事の効率を上げたいと考えている方にとてもお勧めなので是非読んでみてください。

「脳科学 心理学 から学ぶ記事」