メモの必要性
新入社員、異動した部署、自分の専門外の事を学ぶ際など、ありとあらゆる場面で必要となるのがメモです。
そんな時に思うのが、
「メモの為に相手の話を止めるのが申し訳ない…」
「これはメモの必要があるのか？」
「聞くのに集中して頭に入れた方がいいんじゃないか？」
などを良く思うはずです。
いろいろと思うことがあると思いますが、「メモは必ずとりましょう」メモを取るメリットは多くあれど、デメリットはほぼありません。些細な疑問程度であれば気にせず必ずメモを取りましょう。
相手の為に
まず「メモの為に相手の話を止めるのが申し訳ない…」と思う場合ですが、殆どの場合、相手はそんなこと思っていません。逆に教えを書き留めないと指導者側に失礼です。メモは自分のやる気をアピールする一つの手段にもなります。メモなしで聞かれると相手はやる気を失う可能性は高いです。「教えていただく相手の為にも」の気持ちも含めてメモを取りましょう。
記憶は信用ならない
次に「これはメモの必要があるのか？」と思った場合ですが、どんなに賢い人でも忘れます。いくら記憶力に自信があろうと忘れてしまう可能性はゼロじゃありません。しかもその教えてもらった事を使う場面がすぐに来るとは限りません。一か月後とかなら100％忘れています。
逆にどんなに忘れっぽくてもメモをしてしまえば忘れる可能性は限りなく０に近いです。しかも教わっている時は基本的に一つではなく、流れや複数の事を一気に教わります。
最初覚えられそうと思っても、後から情報量が増えていくと覚えきれなくなります。まず、初めて教わることなのでどれくらいの量なのか、どれほどの難易度なのかはわかるはずがないのです。変にかっこつけたり、予想を立てようとしたりせずに大人しくメモを取りましょう。
もし、自分の能力的に全然記憶できる範囲の事であったとしても人間様々理由で忘れます。特に多いのがパニックの時ですね。覚えていてもパニックの時に教えてもらった事を実行できる可能性はなかなか低いです。ですがメモした通りにやるなら成功率はなかなか上がります。
人間なにか全然関係ない事で驚いて忘れてしまう事なんてよくあるので、自分の能力を無駄に過信しすぎないようにしましょう。
再度聞くのはとても失礼
あとは「聞くのに集中して頭に入れた方がいいんじゃないか？」の場合ですが、理由は上記と同じでメモを優先した方がいいです。理解するのはメモを見直しながらでいいです。頭で理解して、いざ一人で実践、となった時に必ずどこかで止まります。理解していても記憶できているわけではないのです。
よくある悪いパターンとして、わからなくなってしまった場合は再度教えてもらう必要があります。一度教えてもらった事を再度教えてもらうのは二度手間になりますよね。無断な時間を取るうえに、指導者からの信用を無くすことに繋がりかねません。
そうならない為にも教えてもらっている時にしっかりメモを取りましょう。教えてもらう時にメモで待ってもらうのと、聞き直して再度教えてもらうのとでは、どちらが迷惑になるかは一目瞭然です。逆にメモで取ると言って一度止まってもらって時間をとる行為は失礼どころか相手に熱意を伝えられる行為です。
通常、指導時間は作られているものです。指導期間を終えて教えてもらおうとしてもまた充分な時間を貰えない事が殆どです。聞ける時に時間を使ってメモしておきましょう。
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画面印刷でノートを作成
できれば先に印刷できる環境を整えておきましょう。端末で教えてもらう際には印刷を利用します。
文章にして書いたりするよりも印刷してしまってノートの張り付ける方がわかりやすく、見やすく、何より速いです。
重要なポイントや細かい要点を赤字やマーカーで見やすくしておくと良いです。「見やすくする」技術はどの業種でもとても重要になります。出世する為にも、出世して上の人間になったとしても重宝する技術です。まずは自分が見やすいようにノートを纏めれるようになって見やすくする技術を磨きましょう。
最近のノートはオシャレなものが多いです。自分のお気に入りのノートを準備してモチベーションを上げましょう！
ノートに張り付けておくと良いもの
何かを作成する時はその状況と似たものや同じものをコピーして来たり、例文にしたりしますよね。それを先にノートに纏めておくととても便利です。
文書やメールなどのお手本になるものを上司や先輩からコピーさせてもらい、ノートに張り付けておきましょう。最初のうちは丸ごと真似て日付や名前などの細かい所を変更すればいいです。作成時間を大幅に減らせて確認作業に時間を作れる為、ミスの可能性が大きく減ります。サクッとコピーで作って入念にチェックしましょう。
画面を開かずに手元で見れるのも利点です。いろいろ開いたり閉じたりすると時間がかかるし手間ですが手元にノートがあれば目線を移動させるだけで見ながらできます。変なところを間違って触って誤送信したりするのも防げるので慣れていない間は特に便利です。
ミスした時のノートの記載方法
ノートに記載できたら読み返すだけは無く、どんどん手を加えてより見やすくしていきましょう。
ミスをした場合は「赤ペンで失敗した日付やミスした内容、反省点や今後の改善方法」を加えて記載していきましょう。「書く」という行為は頭に強く刻まれるので追加で情報を記載していくだけで学習力があがります。
「見返す」だけではなく、「追記していく」のがいいです。入らなくなったら、また改めて他のページに纏めるのもよいです。自分のノートをどんどん良くしていきましょう。
マニュアル作成のステップ
ステップ1
・A4サイズのノートを用意する
∟リング式を使えば折り返して使用することができるため、場所を取らずに仕事がしやすい
・「マニュアル用」と分けて使うのではなく、普段から使うノートとして使う
・お気に入りのノートを買うとやる気がでる
ステップ2
・人から教わる場合は必ずノートに書く
ステップ3
・教わったことが印刷可能であれば、印刷してノートに張り付ける
・重要な箇所を赤字やマーカーで読みやすく纏める
・参考になる文章やメールをコピーさせてもらいノートに張り付けておく
ステップ4
・ミスをしたら赤ペンで注意書きをする
・ミスをした日の日付や内容や改善点を書く
自分の為だけのマニュアルを作る
だいたいの職場には作れらたマニュアルがあります。しかしマニュアルを作っている人というのは「すでにその仕事ができる人」が作ったものです。仕事を理解できないとマニュアルは作れないので当然のことではありますが、それはもうその仕事を理解したうえで作られたものです。
それをなにもわからない人が見た場合に「分かりづらい」と思うことは多いです。流れで書いていると細かいところが抜けていたり、専門用語が多かったり、格納場所が書かれていなかったり、その時の状況によって変化するものであったりと、わからないところが出てきます。まず、新人とベテランが同じマニュアルを使うの無理なのです。
正直、100％わかるわかりやすいマニュアルというのを他人が作ることは不可能です。なのでマニュアルは改めて自分で作っていきましょう。教わったことは全部ノートに纏めて、自分が理解できる理想のマニュアルを作りましょう。ノートに纏めることによって理解度を深めて記憶しやすく、頭にちゃんと入ります。仕事に影響がでない範囲でうまくノートに記載していきましょう。
仕事でミスをしたくない方へ
ミスをしたくない。
働いていれば確実に考えることだと思います。ミスをすることは自分の評価を下げることに直結します。逆に、「ミスをしない」というだけで評価は上がるものです。ゆえに、ミスをするしないという事は働くうえでの最優先事項になるのです。
「ミスがない人」という評価があるだけで重要な仕事を任されるようになります。難しくない仕事でも大きな仕事をこなせれば確実に評価されます。なので「重要な仕事を任されるようになる」というのはとても大切なのです。
やはりそのためには徹底的にミスをしないように仕事ができるようになるべきなのです。
ですが社会というのは仕事のやり方を教えてくれても、「ミスをしない方法」は教えてくれません。
なので自分から学ぶ必要があるのです。「失敗して学ぶ」という言葉がありますが、正直に言いますとただ失敗し続けるだけでは成長はできません。自分から失敗しない術を学ぶ必要があるのです。
上記の本では「失敗しない為の術」を学ぶことができます。ミスをなくして仕事の効率を上げたいと考えている方にとてもお勧めなので是非読んでみてください。
「脳科学 心理学 から学ぶ記事 仕事でミスをしない」
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