邪魔なもので溢れている

仕事ってなぜか只管溜まっていきますよね、業務から雑務やらが溜まって着手したい仕事が進まないことなんて毎日あると思ます。

いろいろな仕事をこなしていると、集中力が落ちてしまい、さらに時間がかかるうえにミスが増えていく、という経験は誰もがしたことあるでしょう。

ミスが増えるだけでなく、溜まった仕事が気になって今取り掛かっている事のクオリティも大きく落ちてしまいます。

しかし、私たちの周りには「今すぐに」という邪魔が溢れています。

上司に呼び出される、電話がかかってくる、後輩に尋ねられる、事務に確認を求められる、なるはやのメールが溜まる、会議がはじまる、などなど、自分の仕事どころじゃない、って感じになります(笑)

でもそれは皆が経験することです。本気で仕事をしている人、上を目指している人、であればいろいろな仕事に追われる日々を過ごしているものです。

ここで自分が仕事を早く終わらしきれないことに対して間違った考えをしていませんか?間違った考えとは、それを能力のせいにすることです。

「自分は頭の回転が遅いから仕事を処理できない」「あの人は頭が良くて要領もいいから処理できる」と仕事のスピードを能力のせいにして諦めていませんか?

「要領がいい」という言葉を諦め要素として使う人が多いです。これは能力に大きく依存するわけではありません。

これは「仕事を能率を上げる方法」知っていればいいだけです。

そして能率を上げる方法を知る、ということは能率を下げている原因を理解すること、でもあります。

特別な能力は必要ありません。無意識のうちに時間を浪費していることを理解すれば無駄を省くだけで時間は増えます。

仕事が早い人はそのことを理解しているか、もとからそういった判断が出来ていて、無駄なことをしないからなのです。

人生の殆どの時間は仕事をして過ごしています。仕事は毎日ありますしね、毎日の無駄を省ければ膨大な時間になります。

その時間を上手く使えるか、時間を無駄にしなかったことによりどれだけの成果を出せるか、を考えればとても重要なことです。

早めに自分の仕事の無駄を理解いし、今より質のいい仕事ができりるようにしましょう。

仕事が溜まり時間が無い理由

仕事を効率よく進めれるようにする事と言えばスケジュール作成です。優先順位を決めて先に着手するものを決める人も多いと思います。

しかし、そんなスケジュールを立てても、もっと急ぎの仕事がでてきてしまい、うまくいかない事が多いでしょう。スケジュール表通りに仕事を進めきれないことが殆どだ、と言う人はかなり多いです。

優先順位を決めるとリストに挙げた一つ一つに手が回らなくなることが多すぎるのです。「そこまで重要ではないこと」は「もっと急ぎのこと」が出て棚上げされます。

しまいには「そこまで重要ではないこと」が棚の上で腐り始めます。腐臭がしだしたことには、それは「最も優先すること」になっています。そうなってしまっても始末をつけるのはあなたしかいないのです。

あなたのデスクには書類が積まれていませんか?あなたのメールボックスに返信していないメールが溜まっていませんか?

「書類の山を作る」これは仕事の効率を最高に下げます。

「顧客からの苦情の書類」「返答しなきゃな」と思いながらも山において、「確認の書類」も「今はしなくていい」と山に積み、三枚目の書類をみて「上司に報告しないと」と思いながらもまだ猶予があったり、自分の確認不足かと思い後回し…こんな経験をしたこはありませんか?

溜まったメールにとりあえず眼は通すけど、「緊急性物は無い」と一旦放置、数時間後や翌日に再度みて「これはヤバいからやるけどこれはまだいい」と後回し

そうやって何度もやることを積み上げては読み直していませんか?

「いや、そんなことないだろ」と思った方はもう一度自分が当てはまっていないか確認してほしいです。

結構多いです。2回と言わず3回でも5回でも何度も何度も溜まっている仕事だけを読み直している人はいます。

これをやると終わらすまでの時間が二三倍になります。

やることを一旦頭に入れておきたいのはわかりますが、これをしてしまうと今取り掛からないといけない仕事に集中できなくなります。

しかも、デスク回りが汚くなったり、メールが溜まりすぎると、重要な書類やメールを見落とす危険があります。

なんとなくわかっていてもこの危険性をしっかり意識できない人が多いです。少しだけ運が悪いだけで書類はなくなったりします。これは経験があるのですが、本当に些細な偶然から起きることがあります。

上記のような事態を避けるにはどうしたらいいか、は次の項目から解説します。まずは自分が無駄な時間を過ごしていないか意識してみましょう。

「いつも時間が足りない…」「沢山働いているのに全然終わらない…」と思う事がある人は当てはまっている可能性が高いです。

長時間労働はアルコールで酔っている状態と変わらない。起き続けているだけでパフォーマンスが下がる | DISA LOG

「すぐやる」意識を持つ

書類を溜めないメールを溜めない、これを防ぐには「すぐにやる」を徹底して行うことです。

その仕事を手にした、眼を通した時にすぐに取りかかるようにしましょう。

これに関しては、すぐにできないことや、直ぐに取りかかってはいけないことは含みません。できること、やるべきこと、やれること、はその場でとりあえず一旦着手しましょう。

どうせやらないといけない事です。後から取りかかるのにいいタイミングが来るかもしれませんが、それ以上に後からできない可能性の方が高いです。

後回しにすればするほど、絶対に効率は下がります。「仕事を溜める」という事が無いように徹底しましょう。

「数時間後に会議があるからこの仕事を終わすことはできない、今日じゃなくて一日時間が取れる時にやろう」→こういった仕事もとりあえず「今」やりましょう。

あくまで終わる終わらないは自分の見込みです。実際にやれば早く終わる可能性もありますし、最悪一日以上かかる場合もあります。

早い段階で見込みより時間がかかってしまうことがわかるだけでも大きなメリットです。後からもこれも必要あれも必要、これには確認がいる、でも上司は出張でいない、なんて事故が起きる確率も下がります。

一度後回しにすると、再度その仕事に着手した時にモチベが下がり集中力が落ちます。仕事が発生した時点で少し意識を高く持ち集中を維持するのが効率あげる為には必要です。

先延ばしは癖になりやすいです。一つ飛ばせばどんどん舞い込んでくる仕事をガンガン飛ばしていきます。先延ばしにしない状態を維持しましょう。

ポイント
・書類は読むのは一度で済ませる
・重要ではない仕事を先に片づける

「重要度の高い仕事」「後でもいい仕事」と分けるのはよくある悪いパターンです。これが書類の山を作る原因の一つです。

何度も読み返すことになるのでやめて、書類を確認したらその場で処理しましょう。再度改めて書類を見直すのは時間を無駄にします。

重要度が低い仕事が溜まると大事な仕事に集中できないです。そうなると仕事のスピードが落ちます。スッキリして集中してもっと早く終わらせれるようにしましょう。先に触るのは重要ではない仕事からです。

未来に意識を向けて仕事ができるようにする

仕事を進めるうえで重要なのは「未来」を意識して進めれることです。先の事を考えて仕事を進めることができればどれほど仕事が上手くいくのかは皆さん知っていると思います。

準備があるのとないのでは効率に大きな差が生まれます。

常に意識を先に向ける為には、過去の仕事が残っていないことが必須です。先の仕事のことを考えようとしても残した仕事に意識が引っ張られますよね。

そもそも仕事が残っている人は先の仕事のことなんて考えようとしないです。

先のことを考えれるようにするためにも、仕事は「すぐやる」の精神で行きましょう。

「すぐやる」の注意点

この記事をよんでいると、「どんなことであってもすぐにやる!」って感じで記載しています。

ですが、すべてのことをすぐやれるわけでもないし、最良の方法になるとはかぎりません。仕事とは一人でやるものでもないし、他の人の都合でたまってしまうことは必ずあるはずです。

重要なのは、仕事をする中ですぐやれることをちゃんと判断し、仕事をためないことを習慣化させることです。なにも考えずに見境なくやればいいということは勿論ありません。

言いたいこととしては、後回しにするべき仕事より、直ぐに取り掛かるべき仕事の方が多いというのに、後回しにしてしまう人が圧倒的に多い、ということを伝えたいのです。

仕事で成長したい、もっと時間に余裕をもちたい、という人は試してみてください。

「脳科学 心理学 から学ぶ記事 仕事の効率を上げる」